O controle de estoque em farmácias de manipulação precisa ser feito de forma eficaz para não gerar desperdícios, excessos, atrasos e, consequentemente, prejuízos e clientes insatisfeitos. Além do volume dos produtos, para fazer essa gestão é necessário levar em conta fatores como a organização do espaço, o armazenamento adequado, a noção da demanda e o controle das saídas.
Sua operação não pode ser prejudicada pela falta de planejamento. Um produto em falta pode te fazer perder vendas importantes, enquanto itens que não são procurados com frequência podem te fazer gastar dinheiro e ainda ocupar um espaço que poderia ser mais bem aproveitado. A gestão do estoque pode ser feita com softwares especializados, planilhas virtuais ou até mesmo de papel, o que se encaixar melhor ao tamanho e às necessidades do seu negócio.
Medicamentos manipulados, especialmente, requerem uma grande quantidade de insumos para sua produção. Além deles, ainda há os produtos de revenda. Todos precisam ser devidamente registrados, conferidos e estocados. A seguir, falamos sobre o que é essencial ter em mente para facilitar todo o processo:
Prazo de validade
Esse é o primeiro ponto de atenção com o estoque, pois você deve considerar os ingredientes, as formulações e os produtos que serão revendidos. Vale lembrar que os prazos de validade precisam abranger também o tempo pelo qual os medicamentos manipulados serão utilizados nos tratamentos. Atente-se ao potencial de saída dentro dos limites da validade de cada produto.
Registre todos os prazos em planilhas ou softwares, não deixe de etiquetar os produtos e confira tudo com regularidade. Se algum item perder a validade, certifique-se de descartá-lo corretamente, dando uma destinação segura para ele.
Previsão da demanda
Imprevistos podem acontecer, mas existem formas de saber qual a demanda esperada para determinado período e, assim, evitar problemas e fazer pedidos mais assertivos. O primeiro passo é lembrar da sazonalidade dos medicamentos, pois eles podem ter procura maior ou menor dependendo da época do ano. Produtos que contém ácido em sua formulação, por exemplo, geralmente tem maior saída no inverno.
Se possuir base de dados para isso, compare a quantidade de vendas de cada produto no mesmo período dos anos anteriores. Hábitos de consumo de seus clientes também devem ser levados em consideração. Por isso, é importante conhecê-los e ter informações registradas sobre isso, fazendo os cruzamentos necessários para prever sua demanda. Ações de marketing também podem influenciar. Se seus esforços estão concentrados em anunciar e vender um determinado item, é provável que a saída dele aumente.
Sempre controle a entrada e a saída de cada material por meio de registros. Liste o nome da matéria-prima, o fabricante, o código e o lote. Mais tarde, isso será um recurso valioso para prever sua demanda.
Espaço físico
A importância das condições de armazenamento são indiscutíveis quando o assunto é controle de estoque. Tamanho do espaço, iluminação e temperatura são fatores essenciais para definir como deve ser feita a estocagem correta de seus produtos. Verifique se há espaço suficiente e condições adequadas. Não se esqueça de fazer a manutenção do local de tempos em tempos, evitando que algum item acabe estragando ou fique impróprio para venda.
Organização e checagem
Confira com cuidado tudo o que foi adquirido dos fornecedores, pois essa etapa do processo também não está livre de erros de separação, transporte e prazos de validade diferentes do esperado. Atente-se ao tempo de entrega no momento de sua compra, para garantir que não ficará sem os insumos necessários enquanto sua encomenda não chega.
Para que seus produtos não se percam ou fiquem sem identificação, a organização do estoque também precisa de atenção. O ideal é que tudo possa ser localizado fácil e rapidamente. Os rótulos devem fornecer todos os dados relevantes sobre a matéria-prima para garantir segurança no manuseio e evitar a troca de produtos.
